Regulamentul CN ONG

REGULAMENTUL

DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE AL FORUMULUI ONG

Octombrie 2022

 

I. DISPOZIȚII GENERALE

1.1 Regulamentul de Organizare și Funcționare (în continuare – Regulamentul) al Forumului ONG (în continuare – Forumul), reprezintă un document intern care are scopul de a reglementa activitatea Forumului, de a stabili activitățile principale ale acestuia precum și de a organiza și eficientiza activitatea între/cu membrii Forumului.

1.2 Forumul este o platformă națională de organizații neguvernamentale (ONG), neinstituționalizată, creată prin liberă manifestare a voinței membrilor, în vederea contribuirii la consolidarea eforturilor ONG-urilor în promovarea dezvoltării societății civile din Republica Moldova.

1.3 Scopul Forumului este de a crea un cadru favorabil pentru dezvoltarea durabilă a organizațiilor societății civile (OSC) prin implicarea acestora în procesul de discutare/lansare/monitorizare a proiectelor de legi și a politicilor publice ce influențează activitatea ONG-urilor.

1.4 Forumul poate avea propria simbolică și însemne (siglă, logo, antet, etc.).

 

II. STRUCTURA ȘI ORGANELE DE CONDUCERE ALE FORUMULUI

2.1 Forumul ONG are următoarea structură organizatorică și organe de conducere:

1. Adunarea Generală formată din organizațiile membre;
2. Consiliul ONG;
3. Secretariatul Forumului.

 

III. ADUNAREA GENERALĂ A FORUMULUI

3.1 Adunarea Generală (în continuare – Adunarea)  este organul suprem de conducere al Forumului, care poate fi convocată în şedinţe ordinare şi extraordinare.

3.2 Adunarea Generală se întrunește cel puțin o dată în doi ani în şedinte ordinare, la convocarea Consiliului ONG (în continuare – Consiliul). Data, locul, ordinea de zi se comunică cu cel puţin 30 zile lucrătoare înainte de data convocării.

3.3 La Adunarea Forumului pot participa atât membrii Forumului cât și oricare organizație interesată de activitatea Forumului și scopurile și obiectivele acesteia. Organizațiile care participă la Adunarea Forumului vor beneficia de toate drepturile și activitățile desfășurate în cadrul Forumului, cu excepția dreptului de vot și luare a deciziilor în cadrul Forumului.

3.4 Adunarea Generală este deliberativă în prezenţa a minim jumătate plus unu din totalul membrilor Forumului, hotărârile fiind luate prin consens sau cu majoritate simplă.

3.5 Adunarea Generală Extraordinară se convoacă de către Consiliul ONG, la solicitarea adresată în scris a acestuia de cel puțin o treime din numărul membrilor Consiliului, de către Secretariatul Forumului, cazuri în care data ședinței și ordinea de zi se anunţă cu cel puţin 3 zile înainte de data convocării.

3.6 Deciziile între Adunările Generale ale Forumului se iau de către Consiliul ONG în limita direcţiilor de acţiune stabilite în cadrul Rezoluției Forumului.

3.7 Toate deciziile Adunării Generale se iau prin vot deschis.

3.8 În perioada dintre Adunările Forumului, membrii Forumului vor fi implicați în grupuri și ședințe tematice. Formatul și tematica grupurilor de lucru va fi stabilit de către Consiliu, după consultarea membrilor Forumului. În vederea desfășurării eficiente a activității grupurilor tematice și în vederea contribuirii la realizarea scopurilor și obiectivelor Forumului, vor fi create grupuri tematice care nu se regăsesc în cadrul altor rețele naționale existente: voluntariat, sustenabilitate financiare, promovarea imaginii OSC, cadrul legal privind activitatea OSC etc.

3.9 De competența exclusivă a Adunării Generale ține:

1. aprobarea, modificarea şi completarea Regulamentului Forumului, cât şi dizolvarea acesteia;
2. aprobarea Politicilor și procedurilor interne ale Forumului;
3. aprobarea Rezoluției Forumului și rapoartelor anuale de activitate ale Consiliului;
4. alegerea, odată la doi ani, a componenței Consiliului;
5. decizii asupra oricărei alte probleme ce ţine de activitatea Forumului și nu este de competența altui organ.

 

IV. CONSILIUL ONG

4.1 Consiliul este organul permanent de conducere al Forumului care este constituit din 11 ONG-uri, alese din rândul membrilor Forumului. O organizație poate înainta un singur candidat.

4.2 Pentru a fi aleși în calitate de membri ai Consiliului ONG, candidații trebuie să întrunească următoarele condiții:

1. luarea angajamentului de implicare și participare voluntară în cadrul Consiliului;
2. disponibilitate de implicare plenară în activitatea Consiliul ONG;
3. reputație bună în sectorul necomercial și împărtășirea principiilor de etică și conduită ale sectorului necomercial, conform standardelor internaționale acceptate;
4. desemnarea sa de către o organizație/rețea până la termenul limită stabilit.

4.3 Membrii Consiliului ONG sunt aleși prin vot secret de către organizațiile membre. Fiecare organizație are un singur vot.

4.4 Membrul Consiliului este reprezentat în mod permanent în Consiliu de către o persoană delegată. Dacă persoana delegată nu poate participa la ședințele Consiliului, organizația membră va delega o altă persoană.

4.5 Sunt considerați aleși în calitate de membri ai Consiliului, candidații care au acumulat cel mai mare număr de voturi. Organizațiile de pe lista candidaților care nu au fost aleși în funcția de membri ai Consiliului, devin supleanți. Membrii supleanți suplinesc funcția vacantă apărută, în ordinea descrescătoare a numărului de voturi obținute la Adunarea Generală a Forumului.

4.6 Rezultatele alegerilor sunt supuse validării de către Adunarea Generală. Componența nominală a Consiliului se aprobă şi se desemnează prin vot deschis cu majoritatea simplă de voturi a Adunării.

4.7 Mandatul Consiliului este de 2 ani, care începe din ziua următoare alegerii și continuă până la alegerea noului Consiliu. Membrii aleși în Consiliu au dreptul să se retragă, informând în scris secretariatul Consiliului despre decizia lor. Funcția vacantă de membru / membră a Consiliului este constatată prin decizia Consiliului. Locul vacant este suplinit de supleant/ă (în cazul existenței acestora). Persoana supleanta sau aleasă după desfășurarea Adunării Forumului, exercită perioada rămasă a mandatului substituit/ales.

4.8 Membrii Consiliului participă plenar în activitatea Consiliului. Persoanele delegate în Consiliu respectă normele de etică și de conduită, declară și nu admit conflictele de interese în activitatea lor.

4.9 Absența nejustificată la 3 ședințe consecutive ale Consiliului este temei pentru a solicita demisia membrilor Consiliului. Suplinirea acestei vacanțe se face în condițiile p. 4.5 din prezentul Regulament.

 

V. CONDUCEREA CONSILIULUI

5.1 Conducerea Consiliului este asigurată prin Președinte și Vice-președinte.

5.2 Președintele / Președinta și Vice-președintele / Vice-președinta Consiliului sunt aleși de Consiliu prin vot deschis, pentru un mandat de 4 luni. La expirarea mandatului de 4 luni, mandatul Președintelui este preluat de către Vicepreședintele Consiliului. Consiliul va asigura desemnarea noului Vicepreședinte. Exercitarea funcției este realizată în bază de rotație.

5.3 Atribuțiile Președintelui / Președintei și Vicepreședintelui / Vice-președintei Consiliului:

1. conduce ședințele Consiliului;
2. reprezintă Consiliul în raport cu organele de stat, persoanele terțe, în comunicarea cu finanțatorii și cu delegațiile internaționale;
3. coordonează activitatea secretariatului;
4. reprezintă Consiliul la evenimentele publice;
5. contribuie la crearea şi promovarea imaginii Consiliului;
6. monitorizează executarea hotărârilor și deciziilor Consiliului;
7. are alte atribuții delegate de Consiliul și/sau Adunarea Generală.

 

VI. ȘEDINȚELE CONSILIULUI

6.1 Consiliul este un organ colegial care își exercită atribuțiile prin ședințe în plen. Consiliul poate decide ca anumite decizii să fie luate prin exprimarea votului în mod electronic.

6.2 Ședințele Consiliului sunt conduse de Președintele / Președinta Consiliului, sau, după caz, de către Vice-președinte / Vice-președinta Consiliului.

6.3 Ședințele Consiliului au loc de câte ori este necesar, însă nu mai rar decât o dată în lună. Prima ședință a Consiliului nou-ales este convocată de către secretariatul Consiliului în termen de 10 zile lucrătoare de la Adunarea Generală la care au avut loc alegerile.

6.4 La sfârșitul fiecărei ședințe se stabilește data şi locul următoarei ședințe ordinare a Consiliului. În situații care nu suferă amânare, Consiliul se poate convoacă în ședințe extraordinare. Ședințele extraordinare ale Consiliului se convoacă de Președinte sau cel puțin trei membri ai Consiliului.

6.5 Agenda ședințelor Consiliului este pregătită de către secretariatul Consiliului, în urma consultării conducerii Consiliului. Orice membru al Consiliului poate propune chestiuni pentru agenda ședinței, de regulă, cu 3 zile lucrătoare până la ședință. Secretariatul Consiliului expediază membrilor Consiliului prin e-mail, cu 2 zile lucrătoare înainte de ziua ședinței, agenda ședinței şi materialele pentru ședință.

6.6 Ședințele Consiliului sunt publice, Consiliul poate decide ca anumite chestiuni să fie examinate doar în prezența membrilor Consiliului. Persoanele care participă la ședința Consiliului nu pot împiedica desfășurarea ședinței și manifestă un comportament respectuos.

6.7 Participarea la ședințele Consiliului are loc prin prezența fizică la ședință sau prin orice mijloc de comunicare interactivă.

 

VII. HOTĂRÂRILE CONSILIULUI

7.1 Hotărârile Consiliului se adoptă prin consens. În lipsa acestuia, hotărârile Consiliului se aprobă cu cel puțin 50%+1 din voturi, dacă prezentul Regulament nu prevede altceva. Voturile exprimate în ședința Consiliului se exprimă prin ridicarea mâinii, fie în alt mod convenit la ședința Consiliului. Dreptul de vot în cadrul Consiliului nu poate fi transmis unei alte organizații.

7.2 În situații care nu suferă amânare, membrii Consiliului pot să adopte hotărâri prin e-mail / platforme electronice. La adoptarea hotărârii prin e-mail / platformă electronică se prezumă că toți membrii Consiliului sunt prezenți. Președintele / Președinta, Vice-președintele / Vice-președinta Consiliului, sau, după caz, secretariatul, va expedia un e-mail tuturor membrilor Consiliului prin care solicită recurgerea la această procedură de vot și în care va explica esența chestiunii care nu suferă amânare și termenul în care membrii Consiliului urmează să se expună prin e-mail dacă sunt de acord sau nu cu subiectul supus aprobării. În cazul adoptării hotărârii prin e-mail, opțiunea de vot este confirmată prin email-ul expediat, în termenul stabilit, secretariatului Consiliului de către membrul Consiliului. Lipsa e-mail-ului reprezintă un vot împotrivă.

7.3 Se aprobă cu cel puțin 2/3 din voturi hotărârile privind:

1. modificarea și aprobarea Regulamentului;
2. adoptarea hotărârii cu privire la solicitarea demisiei membrilor Consiliului;
3. selectarea Secretariatului;
4. adoptarea raportului de activitate al Consiliului.

7.4 La adoptarea hotărârilor ce vizează întregul sector, Consiliul va informa organizațiile neguvernamentale prin orice mijloc de informare accesibil şi va consulta organizațiile anterior adoptării deciziilor.

 

VIII. SECRETARIATUL CONSILIULUI

8.1 Consiliul ONG poate dispune de un secretariat care va asigura punerea în aplicare a deciziilor Consiliului și a Adunării Generale și asigură suportul organizatoric și logistic pentru acestea. Secretariatul este asigurat de către un ONG/rețea de ONG-uri din rândul organizațiilor membre ale Consiliului sau din afara acestuia.

8.2 Organizația care asigură secretariatul Consiliului este selectată de către Consiliu, prin concurs public sau desemnare directă în cazul existenței unei candidaturi potrivite, pe perioada până la desemnarea de către Consiliului nou ales a unei noi organizații care să exercite secretariatul. Candidații sunt selectați conform următoarelor criterii principale:

1. reputația și experiența în sectorul necomercial;
2. disponibilitatea resurselor (umane, tehnice, financiare) pentru asigurarea lucrărilor de secretariat;
3. ne afiliere politică;
4. respectarea regulilor cu privire la conflictul de interese în cadrul ONG-ului și în raport cu Consiliul ONG.

8.3 Organizația care asigură secretariatul Consiliului va desemna una sau mai multe persoane, care vor asigura permanent secretariatul Consiliului. Secretariatul Consiliului ONG are următoarele atribuții:

1. convoacă ședința Consiliului nou ales;
2. asigură lucrările de secretariat ale Consiliului, inclusiv pregătește și organizează ședințele acestuia;
3. întocmește și publică procesele-verbale ale ședințelor și deciziile Consiliului ONG pe pagina web (consiliuong.md);
4. primește corespondența Consiliului și o aduce la cunoștința membrilor acestuia;
5. ține Registrele şi asigură arhivarea documentelor Consiliului;
6. menține paginile web și de Facebook ale Consiliului și asigură promovarea vizibilității activității Consiliului;
7. la cererea Consiliului elaborează și difuzează informații despre activitatea acestuia;
8. contribuie la crearea şi promovarea imaginii Consiliului;
9. îndeplinește hotărârile Consiliului, monitorizează îndeplinirea prevederilor din procesele-verbale și Rezoluția Forumului ONG;
10. contribuie la realizarea Rezoluției Forumului și a planului de acțiuni pentru implementarea Rezoluției;
11. asigură suportul pentru comunicare / întâlnirile cu partenerii Consiliului ONG;
12. în baza hotărârii Consiliului, reprezintă Consiliul în raport cu organele de stat, în comunicarea cu finanțatorii și cu eventuale delegații;
13. în baza hotărârii Consiliului, reprezintă Consiliul la evenimente publice;
14. întocmește rapoartele anuale de activitate ale Consiliului, potrivit cerințelor stabilite de Consiliu;
15. transmite la expirarea mandatului toate documentele, baza tehnico-materială, accesul/parolele la paginile web/rețele de socializare precum și alte bunuri materiale/nemateriale aflate în gestiune, către Consiliu și/sau organizația nou selectată să asigure secretariatul;
16. are alte atribuții delegate de Consiliu.

8.4 Secretariatul participă în mod voluntar și are dreptul la administrarea paginii de Facebook, https://www.facebook.com/Consiliul.ONG, care urmează să fie predată în baza rotației, alegerii secretariatului la decizia Forumului Consiliului ONG.

8.5 Activitatea Secretariatului este supravegheată de Președinte / Președintă, Vice-președinte / Vice-președintă a Consiliului, dar și de membrii Consiliului.

8.6 În cazul încălcării prevederilor Regulamentului, depășirii sau neexecutării atribuțiilor, Consiliul este în drept să selecteze o altă organizație care să asigure secretariatul, în condițiile prevăzute de punctul 8.2.

 

IX. MEMBRII FORUMULUI

9.1 Membru al Forumului poate deveni orice organizație înregistrată și activă din țară, care susține obiectivele Forumului și este interesată de contribuirea la dezvoltarea societății civile din Republica Moldova și crearea unui cadru favorabil pentru dezvoltarea durabilă a organizațiilor prin implicarea acestora procesul de discutare/lansare/monitorizare a proiectelor de lege și a politicilor publice ce influențează activitatea ONG-urilor.

9.2 Membrii Forumului dețin dreptul de a vota în cadrul Adunărilor, de a participa în luarea deciziilor privind activitatea Forumului și de a selecta membrii Consiliului.

9.3 Membrul deține un singur vot în cadrul ședinței Forumului sau organelor de lucru al acesteia.

9.4 Aderarea la Forum se realizează prin depunerea la Secretariatul Forumului, pentru a fi examinat de Consiliu, a unui dosar care va conține următoarele documente:

1. Statutul organizației;
2. Cererea de aderare;
3. Scrisoare de intenție (după caz);
4. CV-ul organizației (după caz);
5. Extrasul din registrul persoanelor juridice (eliberat de Agenția Servicii Publice);
6. Decizia organului de conducere a Asociației privind aderarea la Forum, cu delegarea persoanei care va reprezenta Asociația în cadrul ședințelor și activităților Forumului. La numirea unei alte persoane, se va prezenta decizia organului de conducere în acest sens.

9.5 Secretariatul va informa membrii Forumului despre cererea de aderare a noului membru. Membrii Forumului vor transmite comentarii privind cererea de aderare a noului membru în scris (posibil prin e-mail) timp de 7 (șapte) zile de la recepționarea informației. Lipsa comentariilor/obiecțiilor se consideră aprobare tacită.

9.6 Decizia de conferire a calităţii de membru se adoptă de Consiliu la următoarea ședință după depunerea actelor prin votul 50% + 1 din membrii prezenți la ședință, iar Secretariatul Forumului va comunica în scris candidaților (posibil prin e-mail) despre decizia luată până la următoarea şedinţă a Forumului.

9.7 Drepturile membrilor Forumului:

1. de a participa la activitățile organizate de Forum, de a formula cereri, propuneri, de a exprima opinii asupra subiectelor aflate în dezbatere;
2. de a propune proiecte de declarații, apeluri sau comunicate tematice;
3. de a participa la procesul de luare a deciziilor în cadrul Forumului;
4. de a vota și de a fi votat în cadrul alegerilor componenței organelor Forumului;
5. de a solicita de la Consiliu şi Secretariat informaţii despre activitatea Forumului;
6. de a avea acces la informaţii disponibile privind activităţile şi sursele de finanţare ale Forumului, coordonate de Secretariat;
7. de a propune Adunării Generale și Consiliului subiecte pentru ordinea de zi;
8. de a propune  modificări pentru Regulament;
9. de a solicita convocarea ședințelor extraordinare ale Forumului;
10. de a se retrage din cadrul Forumului.

9.8 Obligațiile membrilor Forumului:

1. să respecte prevederile prezentului Regulament și deciziile Forumului și Consiliului;
2. să contribuie la realizarea obiectivelor Forumului;
3. să participe necondiționat şi activ la activitățile Forumului;
4. să participe activ la promovarea activităţilor Forumului;
5. să nu comită acţiuni ce ar discredita obiectivele Forumului;
6. să nu folosească logotipul Forumului pentru alte scopuri decât cele de promovare a activităților și obiectivelor Forumului, fiind categoric interzisă folosirea însemnelor sau logotipul Forumului în campanii electorale, în favoarea unui concurent electoral;
7. să se abţină de la orice activitate politică, utilizând/menționând apartenența sau calitatea de membru al Forumului;
8. să  informeze prin e-mail Secretariatul Forumului despre activitățile relevante misiunii și obiectivelor Forumului, desfășurate de către membru;
9. să  informeze în scris Secretariatul despre intenția de a se retrage din cadrul Forumului, indicând motivele;
10. să participe la ședințele Forumului;
11. să fie receptivi la solicitările Consiliului;

9.9 Calitatea de membru al Forumului poate înceta în următoarele situaţii:

1. la cererea scrisă a organizației membre privind retragerea acestuia din Forum;
2. în cazul lichidării organizației membre;
3. în cazul desființării Forumului;
4. prin excludere, în cazul în care membrul a lipsit nemotivat de la 2 ședințe consecutive ale Adunării Forumului;

9.10 Calitatea de membru este retrasă prin sau ⅔ din numărul de membri prezenți la ședința Consiliului.

 

X. DISPOZIŢII FINALE

 10.1 Prezentul Regulament poate fi modificat și aprobat de către Adunarea Forumului, cu două treimi din votul membrilor Forumului.

10.2 Forumul este constituit pe o perioadă nelimitată.

10.3 Forumul ONG își poate înceta activitatea în baza hotărârii Adunării Generale adoptată cu o majoritate de 2/3 din voturi.

10.4 Toate problemele şi disputele apărute în procesul activității Forumului sunt rezolvate pe cale amiabilă.